Edustajien käsitteleminen SharePointissa

Tarvitset seuraavat:

Jos haluat olla yhteydessä SharePointin edustajiin, tarvitset:

• Microsoft 365 Copilot käyttöoikeus

• Tai organisaatiosi on ottanut käyttöön pay-as-you-go-palvelun näille edustajille

Muutamia esimerkkejä

SharePointin edustajien kanssa toimiminen tehostaa intuitiivista vuorovaikutusta sivuston, sivujen ja tiedostojen kanssa ja parantaa yhteistyötä ryhmän jäsenten kanssa. Seuraavassa joitakin esimerkkejä.

• Henkilöstöosastolla oleva rekrytointiasiantuntija haluaa nopeasti tarkistaa hakijat opettajan paikkaan koulun jälkeen. He voivat pyytää edustajaa luomaan taulukon tiedostokirjastossa olevien ansioluetteloiden perusteella. Tässä taulukossa on lueteltu kunkin hakijan tiedot, kuten nimet, kokemukset, koulutus, taidot ja yhteystiedot. He voivat myös esittää tiettyjä kysymyksiä näistä asiakirjoista, kuten:

  Kuka näistä ehdokkaista on työskennellyt oppilaitoksessa?

• Myyntipäällikkö voi hyödyntää tuoteehdotuksia ja suorituskyvyn yleiskatsausta ymmärtääkseen tuotteita paremmin ja kertoakseen eduistaan mahdollisille asiakkaille:

  ​​​​​​​Anna minulle 5 minuutin myyntipuhe X-tuotteista, jotta voin esitellä ne asiakkaalle ensi viikolla.

• Organisaation ammatillisen oppimisen ja kehityksen opetussuunnittelija voi luoda kurssin jäsennyksen, joka perustuu tuotetta koskeviin tiedostoihin:

  Luo kurssin jäsennys tunnin pituista kurssia varten, jotta voit opettaa sisäisille myynnin ammattilaisille tästä tuotteesta ja siitä, miten he voivat viestiä sen eduista mahdollisille asiakkaille.

Kokeillaanpa:

1. Kirjaudu SharePoint-sivustoon työpaikan tai oppilaitoksen tilillä.

2. Avaa tukihenkilön keskusteluruutu: Valitse missä tahansa SharePoint-sivustossa, sivulla tai tiedostokirjastossa Tukihenkilö-kuvake oikeassa yläkulmassa. Tukihenkilön keskusteluruutu avautuu näytön oikeaan reunaan.

   

3. Valitse edustaja: Valitse nykyisen edustajan vieressä oleva avattavan valikon nuoli, näet sivustoon hyväksytyt agentit sekä mukautetun luettelon edustajista viimeaikaisen toimintasi perusteella. Voit valita haluamasi agentin avattavan valikon nuolesta. Laajenna valitsemalla Näytä lisää ja katso lisätietoja, jos käytettävissä.

4. Aloita kysymysten esittäminen: Aloita sivustoa tai tiedostoja koskevien kysymysten esittäminen valitsemalla ehdotetuista kehotteista tai kirjoittamalla omasi. Voit pyytää edustajaa tekemään yhteenvedon asiakirjoista, antamaan sinulle projektin yhteystiedon ja kertomaan uusimmat päivitykset. Esitä tarvittaessa jatkokysymyksiä.

Viittaa tiettyihin keskustelun tiedostoihin

Kun olet yhteydessä edustajiin, voit viitata tiettyihin tiedostoihin kahdella tavalla:

• Kun tietyt tiedostot on valittu tiedostokirjastosta, esitä niistä kysymyksiä:

• Valitse tiedosto napsauttamalla + -kuvaketta tai käyttämällä keskustelun/valitsinta:

Keskusteluhistorian hallinta

Vain sinä näet keskustelusi agenttien kanssa. Voit nimetä keskusteluhistoriakohteen uudelleen. Kun valitset keskusteluhistorian, nykyinen edustaja siirtyy keskusteluhistoriassa käytettävään edustajaan.

Voit poistaa keskusteluhistoriasi keskusteluruudusta. Voit poistaa tietyn keskustelun keskusteluhistorian tai poistaa koko keskusteluhistorian.

Tuetut tiedostotyypit

Tällä hetkellä voit keskustella SharePointin edustajien kanssa seuraavista tiedostotyypeistä:

• Office-asiakirjat: DOC, DOCX, PPT, PPTX, XLSX

• Uudet Microsoft 365 -muodot: FLUID, LOOP

• Yleiset muodot: PDF, TXT, RTF

• Verkkotiedostot: ASPX, HTM, HTML

• OpenDocument-muodot: ODT, ODP

Seuraavien tiedostomuotojen tuki on tulossa pian:

• Kuvat

• Kokoustallenteet ja muut videot

• OneNote-muistikirjat

SharePointin edustajat tukevat myös sivujen tai luetteloiden valitsemista. Tiedostonvalitsimen avulla voit valita tietyt ASPX-sivut Sivustosivut-kirjastosta. Vastaavasti valitsinikkunassa on pivot, jolla voit valita tietyt luettelot kyseisestä sivustosta.

Usein kysytyt kysymykset ja tietojen käsittely

Lisätietoja agenteista on artikkelissa Usein kysytyt kysymykset.

Lisätietoja Microsoft 365 Copilotin toiminnasta on ohjeaiheessaMicrosoft 365 Copilotin data, tietosuoja ja suojaus.